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La Nueva era del Departamento de Compras

¿Pero comprar no supone simplemente poner la tarjeta de crédito?

Todavía recuerdo a mi madre haciéndome esa pregunta. Y a nivel personal puede que tenga razón. Todos sabemos comprar productos y servicios que necesitamos en nuestro día a día. Identificamos la necesidad, valoramos opciones y ponemos la tarjeta para efectuar el pago.

Pero comprar en un entorno industrial es otra historia. Se refiere a la adquisición de productos y servicios necesarios para el correcto funcionamiento de las operaciones y producción en una empresa. Y comprar bien es mucho más que “poner la tarjeta” o comprar barato.

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Supone conocer a la perfección el producto/servicio, el mercado de proveedores, su estructura de costes, los requerimientos de todas las partes interesadas, seleccionar la estrategia de licitación más adecuada, evaluar las opciones, desarrollar proveedores y gestionar su rendimiento.

A día de hoy, es un hecho que el enfoque del departamento de Compras está cambiando. Durante muchos años ha sido considerada una función administrativa encargada principalmente de enviar órdenes de compra y hacer seguimiento de pedidos. Sin embargo, en la actualidad, se aboga por un departamento de Compras más estratégico capaz de aportar mucho más valor al negocio. Desde que existe un requerimiento hasta que se efectúa el pago al proveedor.

Y comprar bien es mucho más que “poner la tarjeta” o comprar barato. Guillermo Tomás Maicas, Consultor de Compras y fundador de Optimized Procurement

Es importante tener en cuenta que alrededor de dos tercios del gasto total de la empresa son compras a proveedores. Y esto es algo que no podemos ignorar. Especialmente en situaciones de crisis en las que las ventas pueden verse comprometidas, los márgenes están más que ajustados y los clientes demandan productos más innovadores.

Quizás hayas oído hablar del concepto de Compras Estratégicas y el valor añadido que aporta a la empresa, pero ¿cómo es realmente un departamento de Compras estratégico? A continuación vemos algunas de sus características.

El Departamento de Compras…

  • conoce todos los gastos en compras;
  • define y planifica estrategias de compra por categoría;
  • identifica categorías con oportunidad de mejora en precio y/niveles de servicio;
  • tiene tiempo suficiente para analizar el mercado cuando existe un requerimiento;
  • gestiona riesgos de manera proactiva;
  • considera el precio como un parámetro importante, pero no el único;
  • tiene en cuenta los requerimientos de todos sus socios internos;
  • tiene como objetivo mejorar la experiencia de compra del usuario interno;
  • no invierte la mayor parte de su tiempo “apagando fuegos”;
  • ve a los proveedores como socios y fomenta relaciones colaborativas a largo plazo;
  • tiene “win-win” como método de negociación;
  • y trabaja en un entorno de mejora continua.

 

Pasar de ser una función administrativa a una función estratégica requiere de una transformación de 360 grados. Desde las actividades que realiza el departamento y su manera de trabajar con proveedores, hasta la percepción de sus socios internos y la gerencia. Es un proceso que requiere de una estrategia, un plan de acción y un involucramiento total de todos sus miembros durante su implementación.

¿Pero cuál es el punto de partida para lograr esta transformación? Analizar la situación actual.

Realizar un diagnóstico exhaustivo acerca de cómo compramos es clave. Ya sean compras gestionadas por Compras u otros departamentos. Ya sean productos o servicios. Ya sean compras directas o indirectas. Conforme vas indagando en cada una de las partidas de gasto vas detectando ineficiencias o, mejor dicho, oportunidades de mejora. La actividad propicia que te hagas preguntas y cuestiones cómo se han realizado las cosas hasta ahora.

  • ¿Qué compramos?
  • ¿A quiénes compramos?
  • ¿A qué precio compramos?
  • ¿Cuánto compramos?
  • ¿Cada cuánto compramos?
  •  

    Y conforme vas entrando en detalles te vas dando cuenta de que no todo es lo que parece. Das visibilidad de partidas de gasto, principalmente indirectas, que suponen un gasto mucho mayor de lo que se presumía antes de realizar el análisis. Y sigues haciéndote más preguntas:

  • ¿Realmente necesitamos 97 proveedores de mantenimiento?
  • ¿Podemos estandarizar este producto para reducir costes?
  • ¿Enserio gastamos casi dos millones de Euros en transporte?
  •  

    Desde este momento todo cambia. Dejas de pensar como alguien que sólo ejecuta órdenes de compra y comienzas a verte como una función que puede aportar mucho más. Este cambio de perspectiva te ayuda a priorizar y definir estrategias según la criticidad de cada categoría. Te das cuenta de cuáles son las categorías principales y en las que deberías invertir la mayor parte de tu tiempo.

    Y conforme vas entrando en detalles te vas dando cuenta de que no todo es lo que parece. Das visibilidad de partidas de gasto, principalmente indirectas, que suponen un gasto mucho mayor de lo que se presumía antes de realizar el análisis. Guillermo Tomás Maicas, Consultor de Compras y fundador de Optimized Procurement

    En ese punto es importante valorar los recursos que tiene el departamento y priorizar las actividades a realizar. Contar con recursos temporales puede ser de gran ayuda, así como contar con servicios que te permitan simplificar los procesos de compra de las compras menos críticas. De ese modo permites que el área de compras se centre en las actividades prioritarias, dando los primeros pasos hacia la transformación a las compras estratégicas.

    La nueva era de Compras ha llegado para quedarse. Las empresas que se adapten serán capaces de reducir costes y controlar el gasto, teniendo una gran ventaja competitiva frente a su competencia.

    Y tú, ¿ya has dado los primeros pasos para convertir a tu departamento de Compras en una función más estratégica?

    Sobre el autor

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    Guillermo Tomás es consultor de Compras y fundador de Optimized Procurement, la organización con la que ayuda a responsables de Compras a reducir costes, controlar el gasto y convertirse en una función estratégica a través de la Metodología OP.

    Además, Guillermo es ingeniero en Organización Industrial y ha trabajado como consultor y comprador para grandes multinacionales como Airbus o Toyota.

    Página web: www.optimizedprocurement.com