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La era digital y las relaciones con proveedores

 

Una de las cosas que más me gustan de la profesión de comprador, es que de algún modo te obliga a estar siempre evolucionando, aprendiendo y cambiando formas de hacer, pero por muchos y grandes que sean esos cambios, hay una base teórica y metodológica que tenemos que dominar sí o sí.

Que vivimos en una era digital y que los procesos “tradicionales” han experimentado una evolución drástica es bastante obvio. En los últimos 3 o 4 años, la digitalización de la función de Compras ha pasado de ser una novedad al alcance de las grandes organizaciones a un estándard de mercado hasta el punto de que si nuestro departamento no está digitalizado de alguna forma (no todo pasa por una plataforma de e-procurement) se ve como algo anticuado.

¿Cuáles son las ventajas de digitalizar un departamento de Compras? Está claro que, si la tendencia es a digitalizarse, es porque representa grandes beneficios tanto para el equipo como para la empresa. Algunas de las más comunes podrían ser:

  • Mejorar la eficiencia, automatizando procesos y ofreciendo entornos fáciles de estandarizar para colaboradores y proveedores.
  • Transparencia, ya que todo lo que se digitalice tiene un registro y evita corruptelas y otro tipo de errores.
  • Facilita la obtención de ahorros, al ofrecer herramientas de negociación avanzadas y permitir un acceso a un mayor mercado.
  • Agilidad en los procesos, acortando el tiempo que va desde la necesidad a la implementación.
  • Formación y mejora continua, ya que la digitalización en sus diferentes formas permite traspasar información y procesos tanto cuando haya un cambio de rol como nuevas incorporaciones en el equipo.
  • Visibilidad, ya que permite hacer partícipe al cliente interno de los procesos de compra y además otorga al departamento un matiz “moderno” que muchas veces no tenía.
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    Ahora bien, como decía al inicio, tenemos que tener muy claro que esta modernización de la función de Compras no tiene ningún sentido si no va de la mano de las mejores prácticas y el domino de los “clásicos”. Esto daría pie a hablar de muchos aspectos de la gestión que hacemos desde Compras, pero yo quisiera centrarme en la gestión de proveedores.

    Un error bastante habitual con la gestión de proveedores es que se abandone la relación que tenemos con ellos por “para eso está el portal de proveedores”. Un portal de proveedores nos ayuda mucho a disponer de una base de datos de posibles colaboradores expertos, tenerlos bien clasificados y disponibles para nuestros proyectos, pero no se nos debe olvidar que los proveedores son una de las claves del éxito de nuestro trabajo y se requiere, por muy digitalizamos que estemos, de gestión por nuestra parte.

    Cabe aclarar que una “buena gestión de proveedores” no significa que tengamos que darle el mismo trato a todos ni que tengamos que destinar más horas de las necesarias (por desgracia, nuestro tiempo es finito y la jornada da para lo que da). Así que es importante saber clasificar a nuestros proveedores, incluso cuando les acabamos de conocer.

    Una forma de identificar el tipo de gestión que tenemos que hacer con cada tipo de proveedor, parte de la base estratégica de cualquier departamento de Compras: la matriz de Kraljic. Es de sobra conocido que esta herramienta nos permite clasificar nuestras categorías de compra en 4 grupos: Estratégicos, Leverage, No Críticos y Cuello de Botella.

    Kraljic

     

    Si bien no es una clasificación de proveedores, sí que nos da pistas sobre qué tipo de gestión tenemos que hacer con cada proveedor activo o potencial. Por ejemplo, si tenemos una categoría que es estratégica, no tiene sentido que los proveedores que tenemos clasificadas para dar servicio a esa categoría, estén “abandonados” y solo acudamos a ellos cuando necesitamos pedir precio. Sin duda, son proveedores con los que tendremos que trabajar una relación y dedicarles mucho tiempo, tanto para garantizar el suministro con los actuales como para crear nuevas relaciones que nos permitan tener siempre alternativas de valor.

    Otro claro ejemplo es la categoría de no críticos, donde buscamos proveedores que nos ayuden a centralizar el gasto y simplificar la gestión. Manejar cientos de proveedores para llevar a cabo miles de pequeñas transacciones destruye la capacidad estratégica de cualquier departamento de Compras. Por eso, lo que tenemos que buscar son proveedores que nos permitan simplificar esta gestión y aquí la digitalización es más importante que nunca. Mercateo sería un ejemplo de esos proveedores que nos pueden permitir resolver muchos de nuestros problemas en una categoría no crítica. Y al reducir el número de proveedores, también podemos dar una mayor atención a estos proveedores.

    Manejar cientos de proveedores para llevar a cabo miles de pequeñas transacciones destruye la capacidad estratégica de cualquier departamento de Compras. Por eso, lo que tenemos que buscar son proveedores que nos permitan simplificar esta gestiónJairo Ramos Pérez, Indirect Procurement Manager

    Otra de las herramientas más básicas para la gestión de proveedores es la matriz de “Priorización de Proveedores”. De nuevo 4 cuadrantes que nos permitirán clasificar a los proveedores directamente según el valor que nos aporten así como lo atractivos que seamos como cuenta para ellos. De este modo, podremos clasificar nuestra base de datos de proveedores en Core, Explotable, A Desarrollar o Molestos (aunque sea un término estándard, no me gusta nada). De nuevo, tenemos que valorar el tiempo y el nivel de intercambio que queremos con cada uno de ellos.

    Podríamos entrar en muchas más herramientas de este tipo, básicos en Compras, pero el artículo se alargaría más de la cuenta. Pero como ejemplo ya nos sirve para ligarlo con el siguiente punto: ¿y cómo vinculamos la digitalización de compras con este tipo de herramientas?

    En mi opinión, debemos disponer de herramientas para la gestión de proveedores que nos permitan hacer agrupaciones y clasificaciones de proveedores en base a esos u otros criterios que definan nuestra estrategia de compras. Nunca permitir que la herramienta nos imponga la forma en la que tenemos que gestionar los proveedores.

    Una de las herramientas más habituales para un departamento de Compras es el portal de proveedores. Pues bien, deberíamos asegurarnos que nuestro portal de proveedores no sea simplemente una base de datos digitalizada, sino que tenga una usabilidad real y que esté conectada con nuestros procesos de compra. Clasificar a los proveedores según grupos y subgrupos, poder programar o automatizar comunicaciones y seguimiento con ellos, etc; es de vital importancia y además, si el día a día se impone y/o si tenéis mala memoria como yo, es una forma genial de que te recuerden con quién tienes que contactar y para qué.

    Portal de proveedores

     

    Si estas herramientas nos permiten clasificar a los proveedores y también evaluarlos (según lo que les hemos comprado, pero también en base a su resultado en los diferentes tenders que participen, feedback de los usuarios, etc.) nos permitirá hacer nuestra propia “liga” de proveedores y evitar así estar contactando e invitando a negociaciones siempre a los mismos proveedores.

    Si además, esta información la tenemos bien ordenada, nos servirá para lo que creo que es más importante: dar feedback a los proveedores. Ahí es donde la digitalización de los procesos de compra tiene más peso respecto a la gestión de proveedores: que es información que vamos a generar, para que nos sirva con el fin de ayudar a nuestros proveedores a mejorar y ser más competitivos. Si ellos tienen esa información, la única consecuencia posible es que nos ayuden a obtener mejores resultados en las licitaciones.

    Otros aspectos que podríamos comentar son la creación de espacios digitales en los que los proveedores lo tengan fácil para hacernos llegar novedades (innovación) o propuestas. De nuevo, debemos esforzarnos en huir de la base de datos digital para que nuestras plataformas de gestión de proveedores tengan un auténtico valor para todos los stakeholders implicados. Pero creo que ese es un apartado que requiere un artículo por sí mismo.

    Como resumen:

    • Es importante digitalizarse, pero sin perder la vista las bases estratégicas.
    • La digitalización debe ser una herramienta para facilitar la implementación de nuestra estrategia y nunca un condicionante que nos obligue a modificar nuestra estrategia.
    • Debemos clasificar y evaluar constantemente a los proveedores para poder dedicarles el tiempo adecuado.
    • Debemos disponer de herramientas que nos faciliten la gestión de proveedores pero que al mismo tiempo ayuden a nuestros proveedores a estar en contacto con nosotros y aportarnos ideas de valor.

     

    Sobre el autor

     

    Jairo Ramos
    Jairo Ramos es responsable de compras indirectas en la empresa URIACH y cuenta con una larga trayectoria en la consultoría de compras y procesos. Especializado en la gestión de compras internacionales por la universidad IQS de Barcelona, ha realizado proyectos de mejora en cientos de empresas de una gran variedad de sectores, tanto grandes multinacionales como pequeñas empresas. Además, es profesor y tutor especializado en Compras y colabora con Tecnocampus – UPF, IQS y Sales Business School.

    Perfil en Linkedin Jairo Ramos Pérez