Gestionar solicitudes de pedido
Autorizar/denegar solicitudes de pedido – Para autorizar o denegar una solicitud de pedido, inicie sesión en ‘Mi Mercateo’ y haga clic en la pestaña ‘Solicitudes de pedido’. Antes de autorizar un pedido, puede hacer clic en “Editar” para modificar la dirección de envío, el número de pedido y el tipo o centro de coste. Si tuviera algún incidente con un pedido, indique el motivo en el campo de comentarios. Si el pedido no se autoriza, el solicitante puede corregir la solicitud de pedido utilizando el botón “Cambiar solicitud de pedido” que aparece en el email en el que se le indica que el pedido no ha sido autorizado y, a continuación, enviarlo de nuevo para que sea autorizado.
Autorizar/denegar solicitudes de pedido en su ausencia – En caso de ausencia (enfermedad, baja etc.), puede designar a un sustituto para que responda a sus solicitudes. Tan solo debe iniciar sesión en ‘Mi Mercateo’ e ir a ‘Perfil’ y hacer clic en ‘Establecer período de sustitución’. Seleccione un usuario para que sus solicitudes de compra sean redirigidas automáticamente a la persona que haya elegido como sustituta.
Autorización de pedido realizada por alguien de nivel inferior en la estructura de compras – Las consultas de pedidos pendientes de autorizar por parte de alguien de nivel inferior en la estructura de compras también se pueden ver, editar, aprobar o denegar. Esto puede ser útil en caso de baja inesperada por parte del autorizador habitual. Pase el cursor por encima de la ‘i’ para ver el autorizador. El solicitante será informado por correo electrónico de cualquier acción que se realice en relación a las solicitudes de pedido.
Jerarquía para autorizar solicitudes de pedido – A cada usuario se le puede asignar un presupuesto máximo, o bien, los pedidos se pueden autorizar de forma manual o automática dependiendo de un presupuesto fijo. Si hay varios usuarios por debajo de usted en la jerarquía, la autorización del pedido depende del presupuesto que se le haya asignado. Si un pedido sobrepasa el presupuesto asignado, se enviará automáticamente al siguiente usuario con una posición más alta al que se le haya asignado también un presupuesto máximo. Así se puede evitar que un pedido sea gestionado por varias personas.
Informar de la recepción de pedidos
Inicie sesión en ‘Mi Mercateo’ vaya a ‘Archivo de pedidos’. Esta sección le dará una visión general de todos sus pedidos y, si está autorizado, de todos los pedidos de los usuarios de su cuenta. Podrá confirmar la entrega de la mercancía e informar automáticamente a su departamento de contabilidad. Tan solo tiene que hacer clic en el botón verde en la columna “Acción”. Marque la entrada de mercancías relevantes y haga clic en “Confirmar entrada de mercancía”. Su departamento de contabilidad recibirá una notificación automática de la recepción de la mercancía a través de una dirección de correo electrónico diferente que se asigna específicamente para las facturas.
Puede autorizar esta confirmación de la entrada de mercancía haciendo clic en los tres puntos azules que aparecen junto a su nombre de usuario. Seleccione “Administrar” y “Derechos”. A continuación, marque la casilla “Confirmar recepción de la mercancía” antes de hacer clic en “Guardar”.
Nota – Su departamento de contabilidad será informado si usted ha especificado un email diferente para las facturas.
Analizar el historial de pedidos
Los pedidos se pueden analizar siempre que esté usando la versión multiusuario. Inicie sesión en ‘Mi Mercateo’ y vaya a la pestaña ‘Archivo de pedidos’. Ahora podrá ver una lista con todos los pedidos realizados por los usuarios de la jerarquía. Puede exportar los archivos de pedido como archivos en formato .xls or .csv para evaluar todos los pedidos de su empresa basados en grupos de producto, centros de coste y compradores/usuarios. Haga clic en ‘Exportar archivo de pedidos’. Seleccione un periodo de tiempo (máx. 1 año) y haga clic en ‘Exportar’. Ahora podrá ver su historial de pedidos.