Una hora de trabajo menos y costes reducidos a la mitad: esta es la diferencia entre un proceso de aprovisionamiento convencional y uno digital. A estos resultados han llegado Holger Müller, Catedrático de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Leipzig (HTWK) y la investigadora Elisabetta Bollini, responsable de investigación de mercados en Mercateo AG, a través del estudio “Compras indirectas: potencial de ahorro y futuras oportunidades”.
En este estudio, los autores han investigado el tiempo que necesitan las empresas para el correcto aprovisionamiento de materiales indirectos, es decir, materiales necesarios a diario para la gestión, funcionamiento o manuntención de una compañía, que a menudo se utilizan en la elaboración de un producto y que se suelen incluir como parte de los costes indirectos de una empresa. Los resultados han sido analizados partiendo de la base de tres tipos de procesos de compra: compras no estandarizadas, compras estandarizadas manualmente y compras estandarizadas de forma digital. De este modo ha sido posible calcular el ahorro potencial que proporciona la digitalización de los procesos de compra.
El estudio ha sido dirigido por el Catedrático Holger Müller, profesor de Gestión de Cadenas de Suministro en la Universidad de Ciencias Aplicadas HTWK de Leipzig junto con la investigadora Elisabetta Bollini, responsable de estudios de mercado en Mercateo AG. Los datos se han recogido a través de una encuesta online realizada entre diciembre y enero del 2017 en la que han participado 110 responsables de compra de empresas de diferentes tamaños y pertenecientes a diversos sectores.
Gracias a este estudio se puede ver claramente cómo los procesos de compras indirectas pueden suponer un gasto determinante para aquellas empresas que no cuentan con procesos de estandarización definidos, sobre todo si no están digitalizadas. Si trasladamos los datos aportados por este estudio a un caso real, una empresa de tamaño medio que realice 7.100 pedidos al año, podría reducir los costes provenientes de procesos de compra de 820.000 euros anuales a 480.000 euros aproximadamente gracias a la utilización de procesos altamente digitalizados, lo que trae un ahorro del 40%.
Durante el estudio, se han identificado y estudiado en profundidad todas las fases del proceso de pedido, desde la solicitud de compra a la búsqueda de nuevos proveedores, desde la emisión del pedido a la entrada de la mercancía en el almacén hasta llegar a la gestión de las facturas y de los pagos. En cada fase se ha identificado el tiempo necesario para su tramitación y los resultados son más que sorprendentes: un proceso de compra estandarizado pero gestionado de forma manual no aporta ningún tipo de ahorro en términos económicos. Sin embargo, al utilizar un proceso de aprovisionamiento electrónico, los costes se reducen notablemente de 115 euros aproximadamente mediante un proceso de compra estandarizado manual, a unos 67 euros por pedido a través de un proceso estandarizado de forma digital.
El Catedrático Holger Müller ve el estudio como un gran apoyo para pymes y empresas pequeñas que quieran desarrollar su transformación digital: “Hasta ahora, los procesos de aprovisionamiento electrónico han sido aprovechados solo por las grandes empresas. Las empresas de tamaño pequeño o medio realizan todavía numerosos pedidos de forma manual. Antes de este estudio no había datos tangibles que identificaran el tiempo y el coste de cada fase del proceso de pedido, pero hoy estamos ante el primer estudio que nos indica el ahorro de costes en cada fase al utilizar procesos digitales. Ahora podemos ofrecer a responsables de pequeñas y medianas empresas una base sólida de datos que pueden utilizar para optimizar sus procesos de aprovisionamiento y sacar así el máximo partido de este potencial de ahorro que brinda el eprocurement”.
Por otra parte, el estudio ha sacado a la luz que el 70% de las empresas entrevistadas no parecen estar preparadas para los retos que presenta la digitalización. Y esto cobra mayor importancia si pensamos en el nuevo paradigma de la llamada “Industria 4.0” la cual requiere una buena adaptación de los procesos administrativos y que presenta una creciente necesidad de “networking”. Se necesita que los intercambios comerciales se produzcan de forma dinámica y natural para evitar la existencia de islas digitales. Y para todo esto, son las pequeñas y medianas empresas las que necesitan mayor apoyo y atención.
Stephanie Egerer, responsable de Comunicación y Marketing de Mercateo AG, ve en estos resultados una llamada a la acción para que las empresas utilicen una nueva infraestructura: “Los responsables en la toma de decisiones de las empresas tienen conocimiento del ahorro que pueden conseguir utilizando procesos digitalizados y haciendo uso del eprocurement. Sin embargo, no cuentan con las herramientas necesarias para llevar a cabo estos procesos con éxito. Cuando se trata, por ejemplo, de introducir soluciones estandarizadas para acceder rápidamente a productos innovadores y a nuevos socios, las grandes y medianas empresas temen poner en riesgo sus propios contactos y alianzas comerciales. Por lo tanto, cada vez más responsables de compra y proveedores solicitan una nueva infraestructura innovadora que responda a estas necesidades. Con Mercateo Unite ponemos a disposición una plataforma que por un lado facilita los intercambios digitales y por el otro ayuda a gestionar y a desarrollar la propia red de contactos comerciales de forma continua y estratégica”.