El 18 de abril tuvo lugar en Šamorín, Eslovaquia, la segunda edición de la Cumbre sobre e-Procurement en Europa Central y Oriental. El evento se dirigía una vez más a los expertos en Compras de esta zona y consiguió reunir a cerca de 150 participantes. Además de contar con un completo programa, los asistentes pudieron participar en seminarios prácticos sobre la gestión de compras y la optimización de procesos.
Diez años después de la crisis financiera de 2008, los retos a los que se enfrentan los países de Europa Central y Oriental siguen sin ser fáciles de superar. Así comenzaba el discurso de apertura el Dr. Péter Ákos Bod, antiguo director del Banco Nacional de Hungría. “Nos enfrentamos a la realidad de ver cómo los jóvenes y las personas con mejor formación y habilidades abandonan nuestro país”. Sin embargo, también remarcó las posibilidades que tienen estos países de crecer económicamente en el futuro gracias a los conocimientos en lenguas extranjeras y a las competencias digitales que muestran sus jóvenes.
Partiendo del análisis económico que realizó el anterior orador, el Dr. Marcell Vollmer, Chief Digital Officer de SAP Ariba, habló sobre las tendencias que darían forma a los futuros procesos de negocio y sobre cómo estos cambios remodelarían la gestión de las compras. A través de las soluciones digitales se requeriría cada vez menos personal y la cooperación entre empresas se convertiría en un factor mucho más importante. Sin embargo, existe una pregunta que, según el Dr. Marcell Vollmen, habría que hacerse para que todas las personas pudieran participar de forma activa en este crecimiento: “¿Cómo podemos garantizar que los procesos automatizados cubran las necesidades de las personas y creen valor añadido?” Las empresas deben encontrar la respuesta a través del intercambio interpersonal. La cooperación es cada vez más importante y no sólo para generar valor.
En su discurso, Zoltan Werle, Managing Consultant de Horváth & Partners, mencionó algunas de las tendencias mencionadas anteriormente y que se habían identificado como avances importantes que tendrían que estar muy presentes para los responsables de compras. “Hemos identificado cuatro tendencias que podrían considerarse como el punto de partida para la digitalización de las compras: Tecnología cloud, Tecnología móvil, Reporting 2.0 y Análisis & Big Data”. Las empresas que sean capaces de integrar estas tendencias en su organización podrían obtener fuertes ventajas competitivas. “Hungría tiene una gran demanda de expertos en Big Data. Necesitamos talento, personas que tengan las habilidades que nos hacen falta. Estamos hablando de millones de datos que las empresas deben gestionar. De este análisis debemos ser capaces de extraer ideas que nos ayuden a tomar las mejores decisiones”.
El factor humano sigue siendo fundamental para las empresas
Al hablar sobre la importancia del Big Data en la actualidad, también destacó la idea de que a pesar de la importancia de los datos, a menudo es más fácil extraer información de estos datos que integrarlos en la propia organización de la empresa. Magdalena Matczak, Jefa de Compras de Interprint Polska, habló también sobre los proyectos que suelen fracasar y sobre cómo el seguimiento de los cambios que se van produciendo, puede ser todo un reto para los empleados. A lo largo de su trayectoria, ha observado cómo se dan cinco fases difíciles que forman parte de cualquier proceso de cambio y que las empresas deben afrontar. Estas fases serían: la negación, la ira, la negociación, la depresión y la aceptación. Los jefes de proyecto que consideren este patrón podrían trabajar mucho mejor con sus compañeros: “Básicamente, a la gente no le gustan los cambios y ese es un problema que tenemos que resolver. Hay muchos proyectos buenos que fracasan por miedo”.
Según el Jefe de Procurement de Suez Energy Hungary Holding Zrt, los procesos de compra con soporte digital son importantes para generar ventajas competitivas para las empresas. Los procesos de cambio son indispensables a muchos niveles: “¿Cuáles son las ventajas del e-Procurement? Para que el aprovisionamiento se convierta en digital, debe implementarse un sistema adecuado. De esta forma se crea más transparencia y permite que el proceso se ejecute de forma totalmente automática, reduciendo costes y ahorrando tiempo. El cambio de los procesos y las tareas supone también un cambio en el trabajo diario de los empleados. Esto es muy importante para las grandes empresas porque, de esta forma, podrán cumplir mejor sus directrices”.
El comprador como moderador e impulsor de innovación
Martin Jonastik, de IKEA Austria, mostró las ventajas de tener una solución de aprovisionamiento digital en Compras basándose en cifras concretas. La reglamentación por sí sola no basta para que el sector de las Compras sea eficiente. “La experiencia nos ha demostrado que el juego comienza cuando una nueva regulación entra en vigor. Cada empleado quiere demostrar que puede comprar mejor y más barato”, explicó. Por lo tanto, se requiere una plataforma uniforme, que esté disponible para todos los empleados y que, por una parte, pueda determinar de antemano tantas necesidades como sea posible desde el punto de vista de la empresa, pero que por otra, dé a los compradores la mayor libertad posible. En IKEA Austria hemos contado con la ayuda de una de estas plataformas. “Ahora los empleados han recuperado esta libertad. Tenemos el control sobre lo que compramos, pero el empleado puede decidir por sí mismo y rápidamente si quiere el artículo, por qué precio y en qué condiciones”. Además, la empresa ha podido ahorrar más de 100.000 euros en costes de proceso gracias a la introducción de una solución de e-Procurement estandarizada.
La sesión plenaria de la Cumbre CEE e-Procurement 2018 concluyó con una presentación de Mário Biňas, Director General de BM GROUP SK, s.r.o. de Pezinok en Eslovaquia. En su opinión, existen principalmente desafíos internos que los compradores deben dominar. “Compras no aprovecha todo su potencial”, afirmó, explicando: “El cliente más importante del comprador es la empresa en la que trabaja. Los compradores podrían hacer una contribución significativa al éxito de la empresa si fueran capaces de mantener asociaciones estratégicas y darles forma tanto interna como externamente. “Ya no hablamos de gestión, dirección y liderazgo. Son las alianzas con nuestros proveedores, las alianzas estratégicas y las cooperaciones. Si tenemos socios estratégicos, podremos tratar los problemas con el proveedor a tiempo, no un mes después”.
Seminarios y formación sobre negociación
La Cumbre sobre e-Procurement en Europa Central y Oriental 2018 finalizó con dos seminarios. En cada uno, los participantes pudieron profundizar sobre temas especializados. En el seminario impartido por Benjamin Storm, Partner Manager de Mercateo, se presentó la nueva calculadora de costes de proceso basada en los resultados del estudio “Compras Indirectas”. El estudio se llevó a cabo en cooperación con la Universidad HTWK de Leipzig. A través del intercambio de ideas con los asistentes, destacó cómo algunos procesos y los costes que se generan no tienen sentido para las empresas. Es el caso de contabilizar una entrada de mercancía para cada pedido que se realiza. “Sólo habría que volver al proveedor cuando realmente faltaran mercancías”, explica Benjamin Storm. Sin embargo, esto rara vez ocurre con las operaciones de aprovisionamiento para materiales indirectos, por lo que el control adicional genera principalmente costes y esfuerzo que actualmente se pueden ahorrar.
En el seminario realizado por Thomas Puchmayer de Nemak, proveedor automotriz y Stephan Knapek, de TWS Partners Suiza, los participantes aprendieron cómo lograr mejores resultados como compradores en los procesos de negociación. Además, recibieron consejos prácticos sobre cómo convertirse en mediadores desde el papel de negociador para poder moderar con éxito los intereses de las empresas, proveedores y clientes.
Al final de la apretada agenda, hubo una recepción con champán en la que los participantes pudieron, una vez más, intercambiar y comentar las ideas más importantes de la jornada. La respuesta general de los asistentens fue muy positiva y se enunció claramente el deseo de participar en la próxima edición del evento.
Impresiones del evento
